共有プログラムを使うと、会議の複数の参加者が同時にファイルの表示や作業を行うことができます。たとえば、複数のユーザーが手を加える必要がある Microsoft Word 文書があるとします。自分のコンピュータ上で文書を開き、文書を共有すると、参加者全員がコメントを直接文書内に書き込むことができます。自分のコンピュータ上にプログラムを持っている必要があるのは、ファイルを開いたユーザーだけです。その他の参加者は、プログラムを持っていなくても、文書に手を加えられます。共有プログラムを制御できるのは、一度に 1 人だけです。共有プログラム ウィンドウのタイトル バーに [制御可能] が表示されている場合、プログラムの共有を指定したユーザーが制御を持ち、ほかの参加者がそのプログラムを使って作業できるように許可しています。マウス ポインタにイニシャル付きのボックスが表示される場合は、ほかの参加者がプログラムの制御を持っていることを示します。
会議のすべての参加者は、会議の間プログラムを共有できます。各参加者の共有プログラムは、ほかの参加者のデスクトップ上の独立した共有プログラム ウィンドウに表示されます。