Ta bardzo przydatna funkcja dostΩpna jest tak┐e w popularnym edytorze tekstu Word 97. Postaramy siΩ przedstawiµ po┐yteczne sposoby jej wykorzystania. Polecenie "Korespondencja seryjna" jest narzΩdziem umo┐liwiaj▒cym szybkie, automatyczne adresowanie dokument≤w, takich jak formularze, etykiety adresowe w indywidualnej, okre╢lonej przez u┐ytkownika formie. Ko±cowy dokument (przyk│adem bΩdzie tu zaproszenie na ╢lub) │▒czy w sobie informacje zawarte w dw≤ch r≤┐nych plikach.

Pierwszy, nazywany "╝r≤d│em danych", przewa┐nie ma postaµ tabeli przechowuj▒cej np. imiona, nazwiska oraz adresy os≤b, kt≤re chcemy zaprosiµ. Drugi natomiast, okre╢lany mianem "dokumentu g│≤wnego", zawiera formΩ przyk│adowego zaproszenia, kt≤re u┐ytkownik mo┐e w dowolny spos≤b dostosowywaµ do w│asnych potrzeb.

Do tworzenia pliku danych i dokumentu g│≤wnego wykorzystywaµ bΩdziemy "Pomocnika korespondencji seryjnej". Z menu "NarzΩdzia" wybieramy opcjΩ "Korespondencja seryjna". Oczom naszym ukazuje siΩ wcze╢niej wspomniany "Pomocnik korespondencji seryjnej" (rys. 1). Klikamy przycisk "Utw≤rz", co spowoduje rozwiniΩcie listy typowych dokument≤w g│≤wnych, takich jak listy seryjne, etykiety adresowe lub katalogi. Wybieramy z niej opcjΩ "Listy seryjne".

W kolejnym oknie dialogowym Word zada pytanie, czy dokument g│≤wny znajdowaµ siΩ bΩdzie w aktualnie aktywnym oknie, czy te┐ ma byµ dla niego otwarte nowe okno. Wybieramy przycisk "Aktywne okno".

Po tej operacji nastΩpuje powr≤t do nieco zmienionego okna dialogowego "Pomocnik korespondencji seryjnej". Uaktywnione zosta│y przyciski: "Edytuj", umo┐liwiaj▒cy przej╢cie do redagowania dokumentu g│≤wnego, oraz "Pobierz dane", okre╢laj▒cy dla niego ╝r≤d│o danych. Klikamy na± i z rozwijalnej listy wybieramy opcjΩ "Utw≤rz ╝r≤d│o danych", co pozwoli nam stworzyµ plik zawieraj▒cy dane go╢ci, kt≤rych chcemy zaprosiµ na ╢lub. Mo┐emy r≤wnie┐ skorzystaµ z opcji "Otw≤rz ╝r≤d│o danych...", je╢li mamy wcze╢niej utworzon▒ bazΩ go╢ci (np. w postaci tabeli arkusza kalkulacyjnego Excel).

Okno dialogowe "Utw≤rz ╝r≤d│o danych" zawiera listΩ typowych nazw p≤l, w kt≤rych przechowuje siΩ informacje niezbΩdne do prowadzenia korespondencji. ListΩ mo┐na dowolnie zmieniaµ - dodawaµ nowe nazwy p≤l lub modyfikowaµ ju┐ istniej▒ce, wpisuj▒c now▒ nazwΩ pola i klikaj▒c przycisk "Dodaj nazwΩ pola", usuwaµ, zaznaczaj▒c dowoln▒ nazwΩ z listy i klikaj▒c przycisk "Usu± nazwΩ pola".

W tym przyk│adzie usuniemy nazwy p≤l, zostawiaj▒c tylko 5 podstawowych nazw, tak jak to widaµ na rysunku 2. Po zako±czeniu tych czynno╢ci klikamy przycisk OK w celu zapisania pliku danych. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Zapisz jako", gdzie podajemy nazwΩ pliku i przyciskamy guzik "Zapisz".

Utworzenie i zapisanie pliku danych spowoduje ponowny powr≤t do okna dialogowego "Pomocnik korespondencji seryjnej". Naciskamy przycisk "Edytuj ╝r≤d│o danych" w celu otworzenia okna dialogowego "Formularza danych", gdzie wpisujemy rekordy zawieraj▒ce dane go╢ci, kt≤rych chcemy zaprosiµ (rys. 3).

Jeden rekord sk│ada siΩ z 5 podstawowych p≤l utworzonych przez nas wcze╢niej. Po wprowadzeniu danych pierwszej osoby klikamy przycisk "Dodaj nowy", aby przej╢µ do nastΩpnego rekordu. Liczba wprowadzonych rekord≤w zale┐y tylko od tego, ilu go╢ci chcemy zaprosiµ. Po zako±czeniu wprowadzania danych klikamy przycisk OK. W tym momencie powracamy do pola edycji dokumentu g│≤wnego.

Tworz▒c zaproszenie mo┐emy wykorzystywaµ dostΩpne w Wordzie elementy. Nag│≤wek mo┐emy upiΩkszyµ, stosuj▒c ozdobn▒, powiΩkszon▒ czcionkΩ na ╢rodku strony. Tekst zasadniczy wprowadzamy u┐ywaj▒c standardowych technik redagowania oraz wybranych przez u┐ytkownika kroj≤w czcionki. Gdy mamy ju┐ gotow▒ tre╢µ zaproszenia, mo┐emy rozpocz▒µ wstawianie nazw p≤l. Polega to na umieszczeniu kursora w ┐▒danym przez nas miejscu na dokumencie g│≤wnym i wybraniu z menu "Wstaw pole korespondencji seryjnej", znajduj▒cego siΩ na pasku narzΩdziowym odpowiedniej nazwy pola (rys. 4).

Przygotowuj▒c tekst dokumentu g│≤wnego nie nale┐y zapominaµ o wstawieniu odstΩp≤w oraz znak≤w przestankowych miΩdzy nazwami p≤l. Zlane ze sob▒ imiona i nazwiska go╢ci mog▒ skutecznie zepsuµ wygl▒d pieczo│owicie przygotowywanego przez nas zaproszenia.

Teraz, gdy ╝r≤d│o danych oraz dokument g│≤wny s▒ ju┐ gotowe, nale┐y je scaliµ. Aby rozpocz▒µ │▒czenie dokument≤w, nale┐y wykonaµ nastΩpuj▒ce czynno╢ci: uaktywniamy okno, w kt≤rym znajduje siΩ dokument g│≤wny (w wiΩkszo╢ci przypadk≤w bΩdzie ono aktywne), z menu "NarzΩdzia" wybieramy opcjΩ "Korespondencja seryjna". Znane nam okno dialogowe "Pomocnika korespondencji seryjnej" zawiera teraz aktywny przycisk "Scalaj", na kt≤rym klikamy (rys. 5).

Ukazuje siΩ okno dialogowe "Scalaj do". Tu istotn▒ opcj▒ jest "Scalaj dane do:", kt≤ra pozwala okre╢liµ, czy ca│a korespondencja zostanie po│▒czona do pliku lub wys│ana do drukarki (rys. 6).

W pierwszym przypadku zostanie utworzony nowy, nie nazwany dokument zawieraj▒cy wszystkie dokumenty, kt≤re powstan▒ w wyniku wykonania procedury │▒czenia, za╢ w drugim wszystkie powsta│e dokumenty zostan▒ wydrukowane. Dobrze jest u┐ywaµ pierwszej z opcji w celu sprawdzenia, czy po operacji │▒czenia dokumenty wygl▒daj▒ tak, jak to sobie zaplanowali╢my - pozwoli to oszczΩdziµ sporo papieru. Prze│▒cznik "Rekordy do scalenia" pozwala okre╢liµ, czy po│▒czenie ma byµ wykonane z wszystkimi rekordami, czy tylko z tymi, kt≤re znajd▒ siΩ w przedziale okre╢lonym przez warto╢ci wpisane w polach "Od" i "Do". W przypadku nieprawid│owo╢ci musimy powr≤ciµ do dokumentu g│≤wnego (wybieraj▒c jego nazwΩ z menu "Okno"), zrobiµ poprawki, a nastΩpnie powt≤rzyµ ostatni etap scalania plik≤w.

Na CD #1 w katalogu PREZENTACJA zamie╢cili╢my interaktywny samouczek wyja╢niaj▒cy proces tworzenia korespondencji seryjnej.

Rys1. Pomocnik korespondencji seryjnej prowadziµ nas bΩdzie przez ca│y proces scalania dokument≤w

Rys2. ListΩ p≤l mo┐emy dowolnie modyfikowaµ, dodaj▒c lub usuwaj▒c jej sk│adniki

Rys3. Do formularza wpisujemy dane go╢ci, kt≤rych chcemy zaprosiµ na ╢lub

Rys4. Z rozwijalnego menu wstawiamy do dokumentu g│≤wnego wcze╢niej utworzone pola korespondencji seryjnej

Rys5. Aktywny przycisk "Scalaj" pozwala przej╢µ do ostatniego etapu │▒czenia dokument≤w

Rys6. Okno dialogowe "Scalaj do " pozwala okre╢liµ czy efektem wyj╢ciowym bΩdzie utworzenie nowego pliku.

(c) Copyright LUPUS