Wydarzenia i zadania

Nietrudno wyobraziµ sobie sytuacjΩ, gdy szef poleca nam wykonaµ kilka zada± naraz, np. zakup ╢rodk≤w czyszcz▒cych i wymianΩ/naprawΩ krzese│ w ca│ej firmie. O ile pierwsze zadanie jeste╢my w stanie wykonaµ od razu, to drugie wymaga sprawdzenia gdzie, ile i jakie krzes│a musimy kupiµ. W wiΩkszo╢ci przypadk≤w nie wykonamy obu zada± od razu, dlatego ka┐de z nich musimy zaplanowaµ oddzielnie. Zaczynamy od ustalenia termin≤w.
Po uruchomieniu Outlooka, wybieramy ikonΩ Kalendarz (rys. 1), a nastΩpnie odpowiedni▒ datΩ ze znajduj▒cego siΩ po prawej stronie kalendarzyka w uk│adzie miesiΩcznym. NastΩpnie klikamy w wiersz terminarza przy odpowiedniej godzinie i wpisujemy temat planowanej czynno╢ci. Je╢li przewidujemy, ┐e czynno╢µ zajmie nam wiΩcej czasu, przeci▒gamy w d≤│ doln▒ krawΩd╝ niebieskiej ramki (rys. 2). W ten spos≤b termin zosta│ zaznaczony (rys. 3) i komputer przypomni nam o nim sygna│em d╝wiΩkowym na 15 minut przed jego rozpoczΩciem. Je┐eli przez pomy│kΩ wybierzemy ten sam termin dla dw≤ch wydarze±, Outlook poinformuje nas o dublowaniu siΩ zada±. Bardziej skomplikowane czynno╢ci, np. wymiana i naprawa krzese│ w firmie, planujemy (a p≤╝niej kontrolujemy przebieg) w rejestrze zada±. Aby to zrobiµ klikamy ikonΩ Zadania na pasku Outlook. W wierszu zawieraj▒cym temat (rys. 4) wpisujemy nazwΩ zadania do wykonania. Po klikniΩciu pola Data uko±czenia pojawia siΩ przycisk oznaczony strza│k▒ w d≤│. Po jego wybraniu rozwinie nam siΩ podrΩczny kalendarzyk, z kt≤rego wybierzemy datΩ. W podobny spos≤b wprowadzamy kolejne zadania lub sk│adowe zadania g│≤wnego.

ZapamiΩtywanie kontakt≤w

Modu│ Outlooka Kontakty jest komputerowym odpowiednikiem notesu z adresami czy wizytownika. DziΩki niemu mo┐na w bardzo prosty spos≤b stworzyµ bazΩ danych firm i os≤b, z kt≤rymi wsp≤│pracujemy i p≤╝niej wykorzystaµ w pracy z Outlookiem. Aby wprowadziµ nowe dane, naciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy polecenie Nowy Kontakt (rys. 5), nastΩpnie wype│niamy, naszym zdaniem potrzebne, pola formularza (przesuwaj▒c siΩ miΩdzy nimi klawiszem Tab) i na koniec naciskamy przycisk Zapisz i zamknij (rys.6 ). W ten spos≤b tworzymy listΩ kontakt≤w. Jej wygl▒d mo┐emy zmieniaµ przez wybranie z paska menu Widok/Widok bierz▒cy/... Do dyspozycji mamy np. widok jako lista telefon≤w czy karty adres≤w.

Wysy│anie wiadomo╢ci

Jak powiedzieli╢my na wstΩpie Outlook to nie tylko elektroniczny organizator, ale tak┐e program pocztowy. Do odbierania i wysy│ania wiadomo╢ci s│u┐y tutaj modu│ programu nazwany Skrzynk▒ odbiorcz▒ (rys. 7). Aby sprawdziµ, czy mamy w niej nowe wiadomo╢ci, naciskamy klawisz F5 lub wybieramy NarzΩdzia/Sprawd╝ now▒ pocztΩ. Je┐eli natomiast chcemy wys│aµ wiadomo╢µ, wybieramy z menu Plik/Nowy/Wiadomo╢µ pocztowa i wype│niamy formularz (rys. 8). Po zako±czeniu tej czynno╢ci naciskamy przycisk Wy╢lij.
Jednak aby wiadomo╢µ dotar│a do odbiorcy, musimy skonfigurowaµ program pocztowy. W tym celu wybieramy polecenie NarzΩdzia/Us│ugi i klikamy przycisk Dodaj/Internet Mail (rys. 9). NastΩpnie wype│niamy formularze Og≤lne i Po│▒czenie w oknie Internet Mail i wciskamy przycisk OK. Podczas konfiguracji poczty warto zaznaczyµ polecenie Pracuj w trybie offline. DziΩki temu wiadomo╢ci mog▒ byµ redagowane bez potrzeby pod│▒czania siΩ do sieci i zostan▒ wys│ane hurtem po wybraniu Skrzynki Nadawczej z paska Outlooka i wydaniu polecenia NarzΩdza/Zarz▒dzanie poczt▒ zdaln▒/Po│▒cz (rys. 10). W kolejnych numerach poka┐emy, jak pos│ugiwaµ siΩ formularzem termin≤w i zada±, dziennikiem, notatkami oraz jak wykorzystaµ Outlooka do telefonowania i faksowania, planowania termin≤w i zada± cyklicznych oraz jak wykorzystaµ to, co pokazali╢my w tym odcinku.

Ilustracje

• 1 Kalendarz u│atwia zaplanowanie spotka±
• 2 Wybieraj▒c dzie± i miesi▒c mo┐emy opisaµ szczeg≤│y zadania
• 3 Zapominalscy, dodatkowo, mog▒ uaktywniµ sygna│ d╝wiΩkowy
• 4 Przy planowaniu d│ugoterminowych projekt≤w korzystamy z podprogramu Zadania
• 5 Konkrety pozwalaj▒ stworzyµ w│asn▒ bazΩ adresow▒
• 6 Dane wprowadzone do bazy s▒ bardzo szczeg≤│owe, ale nie musi- my wprowadzaµ wszystkich
• 7 Outlook pozwala tak┐e na zarz▒dzanie poczt▒
• 8 Wbudowany edytor wiadomo╢ci pozwala skomponowaµ profesjonalnego e-maila
• 9 Aby mo┐na by│o korzystaµ z poczty musimy wcze╢niej skonfigurowaµ ser wer pocztowy i podaµ informacje o u┐ytkowniku
• 10 Outlook standardowo pracuje w trybie offline i aby odebraµ pocztΩ musimy siΩ po│▒czyµ z sieci▒

(c) Copyright LUPUS