Mimo to, zaawansowane pakiety biurowe s▒ sprzedawane, rozwijane i generalnie maj▒ siΩ dobrze. Niestety, jeste╢my istotami do╢µ wymagaj▒cymi. Ka┐dy z nas na pewno lubi mieµ ╢wiadomo╢µ mocy, jaka drzemie w u┐ywanym przeze± narzΩdziu. Mimo tego, i┐ dany produkt dostarcza wielu mo┐liwo╢ci, my nie wykorzystujemy nawet po│owy z nich. Zjawisko to dotyka oczywi╢cie nie tylko oprogramowania, ale generalnie wszystkich produkt≤w (gdyby tak nie by│o firma "Ferrari" dawno by splajtowa│a).

Ten tekst dotyczyµ bΩdzie jednak tylko i wy│▒cznie edytor≤w tekstu. Nie zamierzam kogokolwiek namawiaµ do "przesiadki" z Worda, WordPro czy WordPerfecta na windowsowy Notatnik, lecz na pewno kilka porad, jak usprawniµ sobie pisanie tekst≤w, zwane szumnie tworzeniem dokument≤w, przyda siΩ niejednemu u┐ytkownikowi tych┐e edytor≤w.

Automatyczny tekst?

Tworz▒c dokumenty, czΩsto istnieje potrzeba wielokrotnego wpisywania tych samych danych, np. nazwiska i adresu osoby, do kt≤rej chcemy skierowaµ dane pismo. P≤│ biedy, gdy zachodzi konieczno╢µ stworzenia tylko jednego pisma. NajczΩ╢ciej jednak dane dotycz▒ce konkretnego, dajmy na to, kontrahenta znajduj▒ siΩ na wielu dokumentach.

Podobna sytuacja wystΩpuje w przypadku d│ugich nazw firm czy r≤┐nych plac≤wek administracyjnych, do kt≤rych kierujemy dane pismo. Bardzo pomocna wtedy jest funkcja automatycznego tekstu. Generalnie polega to na tym, ┐e pod dowolnie wybranym zwrotem definiujemy dowolnie d│ugi ci▒g znak≤w, stanowi▒cy w│a╢nie potrzebny nam adres, nazwisko czy te┐ nazwΩ firmy. Owa bardzo przydatna funkcja jest w zasadzie zaimplementowana w ka┐dym z trzech (MS Word, Lotus WordPro, Corel WordPerfect) najbardziej zaawansowanych edytor≤w tekst≤w dla Windows.

Tabulatory

NajczΩstszym b│Ωdem pope│nianym przez pocz▒tkuj▒cych u┐ytkownik≤w edytor≤w tekst≤w jest u┐ywanie spacji do "rΩcznego" formatowania tekstu. Tak stworzony dokument otwarty na innym komputerze mo┐e wygl▒daµ inaczej ni┐ sobie wyobra┐amy. Tote┐ najlepszym sposobem unikniΩcia tego typu problem≤w jest u┐ycie tabulator≤w.

W ka┐dym z edytor≤w istnieje mo┐liwo╢µ ustawienia miejsca tabulatora oraz jego typu. W zale┐no╢ci od potrzeb mo┐emy u┐yµ tabulatora lewostronnego, prawostronnego, centruj▒cego, czy te┐ numerycznego (ustawiaj▒cego liczby wzglΩdem przecinka dziel▒cego u│amek dziesiΩtny). Czynno╢ci, jakie musimy wykonaµ, s▒ zbli┐one bez wzglΩdu na edytor, jakiego u┐ywamy. Aby wstawiµ tabulator, wystarczy klikn▒µ myszk▒ na linijce (wy╢wietlanej nad tworzonym dokumentem).

Typ tabulatora ustalamy w zale┐no╢ci od edytora b▒d╝ klikniΩciem na ikonce znajduj▒cej siΩ z lewej strony linijki (Word) lub klikniΩciem prawym klawiszem myszki na linijce w miejscu, gdzie chcemy wstawiµ tabulator (WordPro i WordPerfect. Wykorzystuj▒c tabulatory uzyskamy po┐▒dany efekt w du┐o kr≤tszym czasie i, co wa┐niejsze, bΩdzie to widoczne na ka┐dym komputerze, na kt≤rym otworzymy nasz dokument.

"Twarda" spacja

Wszelakie teksty i dokumenty w jΩzyku polskim powinny byµ sk│adane tekstem wyjustowanym (wyr≤wnanym do obu margines≤w). W│▒czenie takiego formatowania nie powinno sprawiaµ k│opotu (ikony odpowiednio formatuj▒ce tekst znajduj▒ siΩ w pasku ikon ka┐dego edytora).

CzΩsto w wyniku takiego formatowania pisanego tekstu dochodzi do niezbyt eleganckich sytuacji, kiedy np. przyimek "zostaje" na ko±cu wiersza, b▒d╝ te┐ imiΩ i nazwisko znajduj▒ siΩ w dw≤ch kolejnych wierszach (rys. poni┐ej). Aby ustrzec siΩ przed tego typu sytuacjami nale┐y skorzystaµ z tzw. znaku twardej spacji. Nie r≤┐ni siΩ on niczym od zwyk│ej spacji, ale nie powoduje rozdzielenia s│≤w z│▒czonych "tward▒" spacj▒ na dwa wiersze (rys. poni┐ej).

Uzyskujemy to prawie identycznie dla ka┐dego edytora. Wprowadzenie "twardej" spacji do tekstu nastΩpuje w wyniku naci╢niΩcia sekwencji klawiszy Ctrl-Shift-Spacja (Word) b▒d╝ Ctrl-Spacja (WordPro oraz WordPerfect).

Wymuszony koniec strony

W przypadku, gdy chcemy, by nasz dokument przechodzi│ do nastΩpnej strony bez zape│niania tekstem poprzedniej, nale┐y u┐yµ znaku ko±ca strony b▒d╝ sekcji.

CzΩstym b│Ωdem nowicjuszy jest wymuszanie przej╢cia do nastΩpnej strony wstawianiem odpowiedniej liczby pustych akapit≤w (wciskanie [Enter] dop≤ki strona siΩ nie sko±czy). Daje to podobnie niepo┐▒dane efekty, jak wy┐ej wymieniony problem z u┐yciem spacji zamiast tabulator≤w.

Podzia│ sekcji

Nieco odmienn▒ funkcjΩ spe│nia znak podzia│u sekcji, gdy┐ pozwala na ustalenie r≤┐nych format≤w stron w pojedynczym dokumencie. Wyobra╝my sobie sytuacjΩ, ┐e pisz▒c tekst dochodzimy do wniosku, ┐e tabela, kt≤r▒ chcieliby╢my umie╢ciµ w dokumencie, znacznie lepiej bΩdzie wygl▒da│a na stronie ustawionej poziomo, a nie pionowo (jak reszta dokumentu). W takich w│a╢nie przypadkach z pomoc▒ przychodzi znak podzia│u sekcji. Mam nadziejΩ, ┐e tych kilka przedstawionych porad bΩdzie pomocnych u┐ytkownikom opisanych edytor≤w i pozwoli zaoszczΩdziµ jak┐e drogi czas podczas tworzenia potrzebnych dokument≤w. Ponadto polecam zaznajomienie siΩ z artyku│em dotycz▒cym tworzenia w│asnych szablon≤w (str. 104), a tak┐e dodawania do tekst≤w wszelkiego typu r≤wna± matematycznych (str. 109).

Autotekst w Wordzie 97

1. Maj▒c otwarty dokument, nad kt≤rym pracujemy, zaznaczamy tekst, kt≤ry chcemy wprowadzaµ z wykorzystaniem Autotekstu.
2. Z menu "Wstaw" wybieramy "Autotekst", a nastΩpnie "Nowy" (mo┐emy te┐ u┐yµ skr≤tu klawiszowego - Alt-F3).
3. Program pyta o nazwΩ, pod jak▒ zachowany zostanie zaznaczony fragment.
4. Word zapamiΩtuje nazwΩ. Je┐eli teraz bΩdziemy potrzebo-wali wprowadziµ zaznaczony wcze╢niej fragment do doku- mentu, wystarczy wpisaµ nazwΩ, pod jak▒ zosta│ zachowany i u┐yµ klawisza F3.

SmartCorrect w WordPro 97

1. Z menu "Edit" wybieramy "SmartCorrect".
2. W otwartym oknie klikamy na przycisk "Add Entry...".
3. Teraz wprowadzamy skr≤t i odpowiadaj▒cy mu fragment tekstu, kt≤ry bΩdzie czΩsto u┐ywany w naszych dokumentach. Zatwierdzamy zmiany klikniΩciem na OK.
4. Teraz wystarczy wpisaµ skr≤t, pod jakim zachowali╢my potrzebny zwrot i nacisn▒µ spacjΩ, a program automatycznie wpisze ca│▒ sentencjΩ.

QuickWords w WordPerfect'cie 8

1. Zaznaczamy tekst, kt≤ry chcemy wprowadzaµ automatycznie.
2. Z menu "Tools" wybieramy opcjΩ "QuickWords..."
3. W wy╢wietlonym oknie wpisujemy skr≤t, pod jakim chcemy zachowaµ potrzebny tekst i klikamy na przycisk "Add Entry".
4. Teraz wystarczy wprowadziµ do dokumentu skr≤t i nacisn▒µ spacjΩ. Program automatycznie wprowadzi potrzebny nam tekst.

Koniec strony w Wordzie

1. W przypadku Worda ustawiamy kursor w miejscu, gdzie chcemy wsta-wiµ znak podzia│u strony, a nastΩpnie wybieramy z menu "Wstaw" opcjΩ "Znak podzia│u...".
2. W wy╢wietlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcjΩ "Podzia│ strony" i gotowe.

Koniec strony w WordPro

1. Podobnie jak poprzednio ustawiamy kursor w miejscu wstawienia podzia│u strony.
2. Klikamy na ikonkΩ "Insert Page Break", to wszystko.

Koniec strony w WordPerfect

1. Ustawiamy kursor w miejscu wstawienia podzia│u strony.
2. Z menu "Insert" wybieramy opcjΩ "New Page" lub u┐ywamy klawiszy Ctrl-Enter i ju┐ mo┐emy pisaµ na nowej stronie.

Podzia│ sekcji w Wordzie

1. PostΩpujemy analogicznie, jak w przy-padku podzia│u strony (menu "Wstaw", opcja "Znak podzia│u").
2. Tym razem w oknie dialogowym zaznaczamy opcjΩ "NastΩpna strona".
3. Teraz mo┐emy zmieniµ format strony, kt≤ra bΩdzie zawieraµ nasz▒ przyk│adow▒ tabelΩ. Wybieramy z menu "Plik" opcjΩ "Ustawienia strony", a nastΩpnie zak│adkΩ "Rozmiar papieru" oraz zaznaczamy opcjΩ "Pozioma" w polu "Orientacja". Efekt widaµ od razu.

Nowy wygl▒d strony w WordPro

1. Ustawiamy kursor w miejscu, gdzie chcemy wprowadziµ nowy wygl▒d stron.
2. Klikamy ikonΩ "Insert Page Layout".
3. W otwartym oknie dialogowym upewniamy siΩ, ┐e w li╢cie rozwijanej "Start page layout" jest wybrana opcja "On next page".
4. Klikamy przycisk "Insert & Edit" dziΩki czemu przechodzimy od razu do okna edycji parametr≤w strony.
5. Klikamy teraz ikonkΩ orientacji strony "Orientation" przedstawiaj▒c▒ kartkΩ u│o┐on▒ poziomo i zamykamy okno "Properties for...". Efekt jest natychmiastowy.

Zmiana parametr≤w strony w WordPerfect

1. Tutaj nie mamy konkretnego narzΩdzia pozwalaj▒cego zmieniµ uk│ad jednej strony w dokumencie. Funkcja taka jest niejako wbudowana. Je┐eli wiΩc chcemy, aby nastΩpna strona by│a np. pozioma, wstawiamy znak ko±ca strony (patrz wy┐ej).
2. Wybieramy z menu "Format" opcjΩ "Page", a nastΩpnie "Page Setup..."
3. W oknie "Page Setup" wybieramy zak│adkΩ "Size", a nastΩpnie wybieramy opcjΩ "Landscape".
4. Aby kolejne strony przywr≤ciµ do stanu pierwotnego zaznaczamy opcjΩ "Following pages different from current page".
5. Jak widaµ, okno zmieni│o nieco wygl▒d pozwalaj▒c zdefiniowaµ parametry stron nastΩpuj▒cych po wy┐ej stworzonej.

(c) Copyright LUPUS