MS Word

Prostym sposobem na utworzenie szablonu jest otwarcie dokumentu zawieraj▒cego elementy, kt≤re maj▒ byµ u┐yte ponownie i zapisanie go jako szablonu. Aby to zrobiµ, musimy stworzyµ wzorcowy dokument np. pierwsz▒ stronΩ faksu (rys. 1). Aby Word automatycznie wstawia│ aktualn▒ datΩ, musimy wstawiµ w przeznaczone do tego celu pole datΩ (rys. 1 pole Data). W tym celu wybieramy z menu Wstaw/Data i godzina (rys. 2) i tam wybieramy ┐▒dany format, a tak┐e zaznaczamy pole autoaktualizacji. Maj▒c na wzglΩdzie czΩste wykorzystywanie szablonu faksu, musimy tak opisaµ pola, kt≤re bΩd▒ r≤┐nie wype│niane w zale┐no╢ci od adresata lub tematu faksu, aby po jednym klikniΩciu mo┐na by│o wpisaµ w│a╢ciw▒ tre╢µ.
RealizacjΩ tego zadania przeprowadzamy w nastΩpuj▒cy spos≤b: wbieramy odpowiednie pole tabeli w przygotowywanym szablonie, p≤╝niej z menu Wstaw wybieramy polecenie Pole/Nazwy p≤l/MacroButton (rys. 3). W polu tekstowym wpisujemy: MACROBUTTON NoMacro [Kliknij tutaj, aby wpisaµ adresata]. Oczywi╢cie tekst pomiΩdzy nawiasami zmieniamy w zale┐no╢ci od opisywanego pola. Teraz po najechaniu i klikniΩciu na ten tekst zostanie on pod╢wietlony, a tym samym bΩdziemy mogli wpisaµ potrzebne dane. W analogiczny spos≤b opisujemy poszczeg≤lne pola szablonu.
Gdy szablon jest ju┐ gotowy, musimy go zapisaµ. Z menu Plik wybieramy polecenie Zapisz jako. W polu Zapisz jako typ kliknij pozycjΩ Word - szablon dokumentu (*.dot) i nazywamy go FAKS. W polu Zapisz w zostanie zaproponowany folder "Szablony". Aby zapisaµ szablon tak, aby pojawia│ siΩ na karcie innej ni┐ Og≤lne, wstaw odpowiedni podfolder folderu "Szablony" i prze│▒cz siΩ na odpowiedni podfolder. Teraz, aby przygotowaµ faks, wystarczy otworzyµ szablon Plik/Otw≤rz i wybraµ folder, w kt≤rym zapisali╢my szablon. NastΩpnie wype│niamy odpowiednie pola i zapisujemy przygotowany faks Plik/Zachowaj jako z wybran▒ nazw▒, np. Faks do szefa i przystΩpujemy do wydruku lub je┐eli korzystamy z faksmodemu wywo│ujemy faks w programie Outlook i wysy│amy go pod w│a╢ciwy adres (rys. 4).

Lotus WordPro

Podobnie jak w poprzednim programie tworzenie szablonu rozpoczynamy od otworzenia nowego dokumentu, kt≤ry pos│u┐y nam za wzorzec. Tym razem stworzymy szablon faksu w wersji anglojΩzycznej. Zaczynamy od skomponowania dokumentu (rys. 5). Automatyczne wstawianie daty i godziny osi▒gamy poprzez najechanie na miejsce, gdzie maj▒ byµ wstawione te informacje i wybranie z menu Text/ Insert Other/Date/Time (rys. 6). Aby zautomatyzowaµ prace z szablonem w miejscach, gdzie bΩdziemy czΩsto zmieniaµ dane (adres, nr faksu itd.), skorzystamy z funkcji WordPro nazwanej Click Here Block. DziΩki niej w wymienionych wy┐ej miejscach pojawi siΩ tekst zachΩty typu "Tutaj wpisz numer faksu adresata", a dymek (rys.7) podpowie, co mamy zrobiµ kiedy ten tekst zniknie. W tym celu przy wybranych danych np. numer faksu, stawiamy kursor i z menu wybieramy Create/ Click Here Block. I wype│niamy formularz. Podobnie przygotowujemy inne linie potrzebnych informacji.
Kiedy wszystko jest gotowe, zapisujemy szablon File/Save As, jako Lotus Word Pro SmartMaster (*.mwp) z opisem: Faks angielski (rys. 8). Teraz po ka┐dym starcie programu, gdy pojawi siΩ okno Welcome, mo┐emy wybraµ i wykorzystaµ stworzony przez nas szablon (rys. 9).

Corel WordPerfect

WordPerfect prezentuje odmienny od poprzednich aplikacji system tworzenia szablon≤w. Tutaj od samego pocz▒tku okre╢lamy, ┐e bΩdziemy tworzyµ szablon File/New/Option/Create WP Template (rys. 10). DziΩki temu WordPerfect wy╢wietli pasek menu przeznaczony tylko dla szablon≤w. NastΩpnym krokiem jest skomponowanie wygl▒du tworzonego szablonu, tym razem faksu bΩd▒cego zaproszeniem na konferencjΩ (rys. 11). W polu, kt≤re ma zawieraµ aktualn▒ datΩ, stawiamy kursor i wybieramy z menu Insert//Data/Time zaznaczaj▒c pole Automatic Update. Kolejn▒ czynno╢ci▒ jest stworzenie formularza, kt≤ry pos│u┐y do wype│niania pustych p≤l. TΩ czynno╢µ zaczynamy od wybrania z menu Template funkcji Build Prompts (rys. 13).
Tutaj wybieramy Add i w polu Prompt wpisujemy nazwΩ kom≤rki do wype│nienia np. Do kogo, je┐eli prowadzimy w CorelOffice bazΩ adresow▒, to w polu Link to Address Book Field wybieramy nazwΩ kom≤rki, kt≤ra ma byµ z ni▒ skojarzona. Kiedy mamy opisane wszystkie pozycje, naje┐d┐amy kursorem na miejsce, gdzie dane z formularza maj▒ byµ wstawiane, w polu wybieramy polecenie i klikamy Paste (rys. 12). Czynno╢µ tΩ powtarzamy dla ka┐dej wype│nianej kom≤rki. Szablon faksu zosta│ ju┐ w zasadzie przygotowany, musimy go jedynie zapisaµ. Robimy to wybieraj▒c z menu File/Close, zapisujemy go i wype│niamy informacje o zapisywanym pliku (rys. 14). Po otwarciu szablonu zobaczymy formularz, dziΩki kt≤remu zape│nimy puste kom≤rki pierwszej strony faksu (rys. 15). Wybranie ikony ksi▒┐eczki obok napisu Repcipient Information otworzy ksi▒┐kΩ adresow▒, z kt≤rej mo┐emy wybraµ adresata. Wtedy czΩ╢µ danych zostanie wstawiona automatycznie. Wszystkim zainteresowanym polecam zapoznanie siΩ z szablonami stworzonymi podczas pisania powy┐szego artyku│u. S▒ one umieszczone na kr▒┐ku CD do│▒czonym do niniejszego numeru w kategorii "ENTER poleca"

• Pierwsza strona faksu
• Opcja "Data i godzina" z menu "wstaw"
• Wyb≤r pola "Macrobutton"
• Gotowy faks w parΩ chwil
• Kompozycja dokumentu
• Wstawiamy czas i datΩ dokumentu
• "Dymek" z tekstem pomocniczym
• Zapis stworzonego szablonu
• Szablon gotowy do wykorzystania
• Tworzenie nowego szablonu
• Przyk│adowy faks-zaproszenie
• Funkcka "Build Prompts"
• Wpisanie nazwy kom≤rki do wype│nienia
• Informacje o zapisywanym pliku
• Formularz gotowego szablonu

(c) Copyright LUPUS