Bienvenue dans Win Bibliothèque 2.0 1°) Installation du logiciel Le programme WINBIB20.EXE a été développé avec Visual Basic 3.0, il nécessite donc d'être installé avec les programmes suivants dans le répertoire c:\windows\system\ (fournis sur la disquette si vous ne les avez pas, il suffit pour cela d'executer le programme Wbib20zp.exe pour vous les restituer) : - VBRUN300.DLL - GRID.VBX - THREED.VBX - GAUGE.VBX - CMDIALOG.VBX - MSMASKED.VBX Nous vous recommandons de recopier le programme WINBIB20.EXE dans un nouveau répertoire (c:\Winbib20\ par exemple), et de lancer le programme à partir de ce répertoire pour que le programme puisse retrouver les fichiers qu'il va créer quand il va se lancer. ____________________________________________________________________ IMPORTANT : Le programme SHARE.EXE doit être lancé avant d'executer Win Bibliothèque (nous vous conseillons fortement de le mettre dans l'AUTOEXEC.BAT). ____________________________________________________________________ 2°) Guide d'utilisation de Win Bibliothèque Win Bibliothèque s'organise autour de seulement quatre procédures : - Création de document - Recherche documentaire - Transactions (Prêts de documents) - Editions et listes diverses 2.1°) Catalogage des documents En créant un document (livre, disque, CD-ROM ou video), on créé en même temps les index de recherche et les listes d'autorité : - TITRE : Les titres et sous-titres des documents doivent être créés tels qu'ils sont écrits sur la couverture. Pour faciliter les recherches ultérieures de ces titres, Win Bibliothèque rend transparent les articles indéfinis (le, la les, etc...) qui sont en début de titre (cela signifie qu'il ne faut pas les mettre lors de la recherche par titre). Les caractères riches sont aussi rendus transparents pour les recherches (cela signifie que é, è ou e seront équivalents lors des recherches des documents par le titre). Les titres commençant par des chiffres sont classés spécialement pour que les listes d'homonymes soient triées correctement. - AUTEUR : nous recommandons de saisir en premier le nom de famille de l'auteur, suivi d'une virgule et du prénom de l'auteur. Par exemple : Zola, Emile Quand vous mettez les 6 premières lettres du nom de famille de l'auteur, Win Bibliothèque recherche tous les auteurs dont le nom commence par ces 6 lettres. A partir de 3 lettres, vous pouvez appuyer sur la flêche tournée vers le bas de la combo box pour faire apparaitre la liste des auteurs dont les noms commencent par ces lettres. Il indique par un chiffre, à droite, le nombre d'auteurs trouvés. Il n'y a plus qu'à aller chercher dans cette "liste d'autorité" la bonne ortographe de l'auteur. Le nombre à partir duquel se déclenche automatique la recherche des homonymes est paramé- trable. Vous pouvez mettre des renvois d'exclusion pour les auteurs et les vedettes matières. Ces renvois, au nombre maximal de 10, s'affichent dans les listes d'autorité, et quand ils sont choisis, ils sont remplacés par l'auteur ou la vedette matière à partir desquels ils ont été créés. Par exemple, pour l'auteur : Rossi, Tino vous pouvez créer dans la fenêtre de renvoi : Tino Rossi. Ce renvoi sera créé si vous enregistrez la création ou modification de la notice. Ainsi, lors de la recherche documentaire de Tino, il s'affiche : Tino Rossi (Voir Rossi, Tino ) Quand ce choix est fait, la recherche se fait automatiquement sur la bonne forme du nom d'auteur. Le code fonction de l'auteur (Auteur, Illustrateur, etc...) est obligatoire. - EDITEUR : il y a aussi le même facilité de "liste d'autorité" que pour les auteurs - COLLECTION : la recherche des collections pour la liste d'autorité rend transparent les articles indéfinis de début de collection (comme pour les titres) - VEDETTE MATIERE OU SUJET : il est possible d'en mettre quatre pour chaque document. Il y a aussi une liste d'autorité pour chaque sujet. - CLASSEMENT : il s'agit en général du code genre. Pour créer ces codes genres, il est possible soit de mettre ce code de 3 caractères (et Win Bibliothèque demande alors de préciser la signification de ce code), ou il faut le créer en appuyant sur la touche "Paramètres" qui permet d'en créer plusieurs. - DEWEY : un classement spécifique existe pour les livres, et un autre pour les Disques, Video et CD-ROM. Ces codes sont créés au fur et à mesure du catalogage des documents. 2.2°) Recherche documentaire La recherche documentaire peut donc se faire par tous ces index. Dans la recherche par titre, il y a possibilité d'une recherche avec troncature (c'est à dire qu'il suffit de mettre un minimun de 2 caratères du début du titre, hormis les articles de début de titre). Pour la recherche par Auteur, Editeur, Collection et Sujet, il apparait une liste d'autorité à partir des 6 premiers caractères saisis (ce nombre est paramétrable). Il suffit alors de prendre la bonne ortographe du nom pour aller rechercher tous les livres d'un auteur par exemple. Pour la recherche par classement, il s'affiche la liste des classements ou codes genres qui existent. A partir de la liste d'homonymes de documents qui s'affiche, il y a possibilité d'exporter tous ces documents vers Excel (avec le choix des rubriques à exporter). Ceci vous permettra de personnaliser toutes vos éditions selon votre souhait. L'option "Au début" permet de mettre la sélection au début de la feuille de calcul, et l'option "A la suite" rajoute la sélection à la suite de la sélection précedemment mise dans la feuille de calcul. Quand vous choisissez un document sur la liste, il s'affiche par défaut dans une format de présentation de type liste. Il est possible de choisir le mode de présentation normalisé ISBD habituellement utilisé dans les bibliothèques. Vous pouvez modifier ou supprimer le document à partir de ce moment là si vous le souhaitez. Il est possible d'associer au document une image de type bitmap (la page de couverture par exemple), qu'il est donc possible d'afficher lors de l'affichage du détail de présentation du document. Il est auusi possible d'associer un texte à chaque document, la longueur de ces informations n'étant pas limitée. La description de chaque document peut être plus complète, elle correspond aux informations minima de la présentation moyenne de la norme ISBD. Pour aller plus vite dans la création de vos documents, et avoir une description plus complète du document, il est possible d'utiliser le CD-ROM Opale de la Bibliothèque Nationale, qui catalogue au format UNIMARC tous les livres qui font l'objet d'un dépot légal depuis 1975. L'auteur dispose d'un module supplémentaire qui permet de faire l'intégration de ces document dans Win Bibliothèque à partir de ce CD-ROM. Quand on introduit des disques, CD-ROM ou des videos dans Win Bibliothèque, le second écran de description des documents est modifié pour correspondre à ce type de documents. La recherche documentaire classique sur un critère d'index avec des sélections sur le fonds et le support, se complète de deux autres possibilités : - recherche multicritère (jusqu'à 6 critères maximum) avec la combinaison de ET et de OU - à partir des listes d'autorité de noms d'auteur, de collection d'éditeur et de vedette matière. Il est possible de mettre une borne inférieure et supérieure à cette liste 2.3°) Transactions de prêt Les transactions permettent de gérer les prêts de ces documents à des adhérents. Pour créer ces derniers, il vous suffit de venir dans le menu de transactions et de choisir l'option adéquate. Vous pouvez attribuer des numéros à ces adhérents (jusqu'à 13 caractères maximum), qui peuvent aussi correspondre à des étiquettes code barre. Des numéros peuvent aussi être attribués aux documents (avec ou sans code barre), nous vous recom- mandons de prendre des séries de numéro différentes. L'auteur peut aussi vous founir des planches d'étiquettes de code barre (plastifiées et per- sonnalisées), il suffit de lui demander un devis. Pour les opérations de prêt, il faut mettre le numéro correspondant de l'adhérent et appuyer sur la touche Entrée. Quand vous disposez d'un lecteur code barre, vous le paramétrez pour qu'il génère automatiquement le Carriage Return. Il s'affiche alors les renseignements correspondants de l'adhérent, en particulier les documents qu'il a déjà emprunté. Vous pouvez alors saisir les numéros des documents que cet adhérent emprunte. Chacun de ces documents viendra automatiquement se rajouter à la liste des documents empruntés par cet adhérent. Quand vous voulez passer à un autre adhérent, vous cliquez sur le bouton FIN. Si vous n'avez pas mis de numéros (code barre ou non), vous pouvez aussi faire les recherches sur le nom de l'adhérent (une liste s'affiche avec les noms connus correspondants à la troncature), ainsi que pour les titres des documents. Pour le retour des documents, il suffit dans le même champ de saisie du numéro ou du nom de l'adhérent, de mettre le numéro ou le titre du docu- ment en retour. Si le retour se fait avec du retard, un Beep est émis par Win Bibliothèque. A tout moment d'une opération de prêt, vous pouvez aller voir la situation d'un adhérent (quels sont les documents qu'il a emprunté), ou quelle est la situation d'un document (qui l'a emprunté, et à quelle date maximum doit-il revenir). 2.4°) Editions Des listes standard peuvent être réalisées suivant les différents index de recherche, avec des possibilités de sélection (fonds et support), et des bornes (inférieures et supérieures incluses). Avant le lancement vers l'im- primante, un contrôle à l'écran peut se faire. Pour réaliser des éditions personnalisées, il faut faire une recherche des documents et les exporter (par lien DDE) vers Microsoft Excel. Il vous suffit ensuite "d'habiller" les données extraites suivant votre désir. Bonne Chance, j'espère vous avoir convaincu des nombreuses possibilités de Win Bibliothèque et de sa facilité d'utilisation. Henri JOUSSELLIN 3, Place Roger Salengro 49000 NANTES Tél : 40 48 01 74 Fax : 40 48 01 87