Agosto, 1998
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OfiPro 2000 no sólo "gestiona Euros", sino que va mucho más allá. Es una solución completa y definitiva a todas las necesidades que surgirán en las empresas como consecuencia de la introducción del Euro: desde imprimir documentos, etiquetas, y listados en cualquier moneda, hasta opciones avanzadas como el asistente para establecer los precios redondeados o psicológicos en Euros. Incluso ya contempla las necesidades que surgirán en el periodo de canje, en el año 2002. El diseño de OfiPro 2000 pretende dar soluciones avanzadas a aquellas empresas que deseen trabajar en Euros, sin molestar para nada a aquellas que deseen retrasar su introducción hasta el último momento. Todo el diseño de OfiPro 2000 está orientado a una introducción del Euro fácil e intuitiva en la Empresa, basada en cuatro pilares básicos:
Divisa Base es la divisa (moneda) con la que trabaja internamente la propia Empresa, en la cual se expresan, por ejemplo, los precios de los artículos, los riesgos de clientes, etc. A partir de Enero de 1.999 la Empresa puede trabajar ya con el Euro como moneda base, o bien seguir con la Peseta como hasta ahora. Independientemente de la moneda base, se pueden emitir documentos y realizar cobros y pagos en distintas monedas, en función del Cliente o Proveedor. El cambio de moneda base en la Empresa de Pesetas a Euros es obligatorio en el año 2.002: OfiPro lo realiza de forma automática.
OfiPro adapta su funcionamiento de forma automática al periodo en el que se encuentra, impidiendo que el usuario cometa errores. Por ejemplo, los cambios entre divisas se expresan de forma distinta:
Respecto al ciclo compras/ventas/cobros/pagos: - Antes de 1.999 no se permite asignar la divisa Euros a Clientes, Proveedores, ni generar en ella documentos de Compra, Venta, Cobros, o pagos. - Entre 1.999 y el 2.001 se permite asignar cualquier Divisa (Pesetas, Euros…) a los Clientes, Proveedores, y generar en ella documentos de Compra, Venta, Cobros, o pagos. - A partir del 2.002, no se permite asignar la divisa Pesetas a Clientes, Proveedores, ni generar en ella documentos de Ventas, aunque sí de Documentos de Compras (debido a que se podrán recibir en el año 2002 documentos en pesetas emitidos por el proveedor a finales del año 2001). Tampoco se podrán liquidar impuestos en pesetas, aunque sí los cobros y pagos, igual que se podrán seguir emitiendo los listados e informes en cualquier moneda.
Gestión automática de todas las conversiones posibles: - Conversión entre Pesetas y Euros, Pesetas a Euros, Euros a Pesetas. - Conversión entre divisas pertenecientes a la Unión Monetaria: por ejemplo, de Pesetas a Marcos, de Marcos a Pesetas, de Marcos a Euros, de Euros a Marcos. - Conversión entre divisas no pertenecientes a la Unión Monetaria: por ejemplo, de Pesetas a Dólares, de Dólares a Pesetas, de Dólares a Euros, de Euros a Dólares.
- Identificación de la Moneda por el Color. Facilita la labor del usuario, evitando que cometa errores. - Conversor de Divisas, accesible en todo momento desde la barra de herramientas. Se puede "pegar" el resultado de la conversión en el campo desde el cual se llamó al Conversor.
- Calculadora con un 2º visor de importes en Euros. Las operaciones realizadas en el visor superior se reflejaran automáticamente en Euros en el visor inferior.
- Recuadros de ayuda. Situando el ratón sobre los campos de Importes, OfiPro visualizará automáticamente la conversión en Euros (o en Ptas. y Euros sí el importe está otra moneda, como dólares).
La visualización por pantalla e impresión de los Importes incluye decimales o no según la divisa correspondiente. De esta forma se evitan errores como, por ejemplo, emitir una factura en Pesetas o Liras cuyo importe Total tenga céntimos. Nota : Sí es posible incluir decimales en los Precios unitarios de los productos, independientemente de la moneda.
Los listados e informes se pueden emitir en cualquier moneda (Pesetas, Euros, Dólares...), independientemente de cual sea la divisa base de la Empresa. Para evitar confusiones, se resalta la moneda en la cabecera del listado, y en todos los subtotales y totales numéricos del mismo.
OfiPro incluye múltiples documentos y listados duales (expresados en dos monedas), como por ejemplo las listas de precios, etiquetas de artículos, impresión de documentos (albaranes, facturas, tickets de caja...).
Se indica la moneda de cada Cliente de forma individual, de modo que los documentos (albaranes, facturas, etc.) se crean por defecto con la moneda que le corresponde. También se indica de forma individual la moneda de cada documento, de forma que un mismo Cliente puede tener facturas en distintas monedas. De hecho, la modificación de la moneda de un Cliente no afecta a la moneda de sus documentos previos. Del mismo modo se gestionan los Proveedores y los documentos de compra: se pueden configurar individualmente, según la moneda en la que el Proveedor los haya emitido.
Se pueden realizar cobros y pagos en cualquier moneda, independientemente de la que figure en el documento (factura, recibo, etc.). Se generan los ficheros de envío de recibos al banco (al cobro y al descuento) tanto en pesetas como en euros. Se pueden imprimir cheques tanto en Pesetas como en Euros.
OfiPro ya está preparado para las necesidades que surgirán en el periodo de canje de monedas, durante el primer semestre del año 2.002. Por ejemplo, durante dicho periodo, el proceso de emisión de tickets de caja, cobro, y devolución del cambio, se complicará, entre otras razones, por la necesidad de cobrar en Pesetas y devolver el cambio en Euros (debido a la no disponibilidad de cambio en Pesetas en las instituciones financieras). OfiPro aporta la solución más práctica y efectiva para este problema: - Permite seleccionar la moneda con la que trabajará por defecto (Pesetas o Euros) cada caja de forma individual. La Empresa puede funcionar, si lo desea, con una caja en Pesetas y otra en Euros, o bien una sola Caja que gestione ambas monedas. - Visualiza los importes en el visor y en el ticket en las dos monedas, tanto de los artículos individuales como del Importe Total. - Una vez finalizado el ticket, el Cliente puede abonar el Importe en cualquier moneda. - El Importe recibido del Cliente, y su moneda, se introducen en OfiPro, el cual indicará el cambio a devolver, en la moneda que se desee. - Además, para evitar confusiones, indicará el correspondiente desglose del cambio en monedas y billetes. Por ejemplo, para devolver 7 Euros con 26 Cents, se indica el siguiente desglose: - 1 billete de 5 Euros.
OfiPro realiza los mailing a Clientes, Proveedores y Bancos comunicando nuestras intenciones sobre el Euro, y para que éstos a su vez nos comuniquen la moneda en la que desean trabajar.
OfiPro incluye un programa Asistente, que ayuda a establecer precios redondeados o psicológicos. Al hacer la conversión directa de Precios en Pesetas a Euros, cuando éstos son redondos (por ejemplo, 100 ptas.) o psicológicos (1.999 ptas.), dicha característica se pierde, mediante este asistente puede recuperarla de forma fácil y rápida. Asimismo, también puede modificar de forma rápida cualquiera de los diferentes precios de venta en función de cualquier otro precio, redondeando el resultado a un importe redondo o psicológico.
Cuando se crea un asiento se puede especificar la divisa en la que se introducirán los importes. Si la divisa del asiento no es la misma que la divisa base de la Empresa, los importes se convierten de forma automática, con el correspondiente ajuste contable por la diferencia causada por redondeos, si la hubiere. El usuario puede definir cómo realizar dicho ajuste: - Añadiendo de forma automática un nuevo apunte al asiento, con la cuenta "Ingresos por Diferencias Redondeo Euros", o "Gastos por Diferencias Redondeo Euros". - Ajustando el Importe del último apunte del Asiento. - De forma manual. Se informa al usuario del descuadre y éste realiza los ajustes oportunos.
Al realizar la Apertura de un ejercicio en Euros cuando el anterior está en Pesetas, OfiPro realiza de forma automática la conversión, con el correspondiente ajuste contable por redondeo.
La liquidación del Iva y el Impuesto de Sociedades se puede realizar tanto en Pesetas como en Euros. El resto de documentos, como el 347 (Declaración de Operaciones) se realizan en Pesetas, siguiendo la normativa al respecto (realizando las conversiones oportunas si la divisa base de la Empresa ya es el Euro).
En los informes que incluyen datos del ejercicio anterior, como el Balance de Situación y la Cuenta de Perdidas y Ganancias, puede darse el caso de que la moneda del ejercicio actual y el anterior no coincida (por ejemplo, Euros el actual y Pesetas el anterior). OfiPro realiza automáticamente todas las conversiones necesarias, de forma que la comparación se lleve a cabo sobre una misma moneda.
Es posible gestionar la Facturación y la Contabilidad en distintas monedas base. El proceso de conversión de monedas en la exportación de datos desde la facturación a la contabilidad se realiza de forma automática.
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