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Módulo de Enlace con sistemas Overhand de Autoventa/Preventa |
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Qué
empresas necesitan el Módulo de Enlace |
El "Módulo de enlace con sistemas Overhand de
Autoventa/Preventa" es la respuesta de Softnix Informática a las necesidades de
aquellas empresas que disponen de un sistema de ventas basado en una red de agentes
comerciales, los cuales necesitan disponer de información actualizada sobre los clientes
y las existencias. |
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Flujo de
la información |
La información que se intercambia entre la Central y los
sistemas Overhand es bidireccional, es decir, la Central envía información a los
sistemas Overhand y éstos, después de realizar las gestiones del día, envían la
información a la central para que ésta la procese y consolide.. |
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Inicialmente, la Central
exporta los datos a cada uno de los sistemas Overhand (1). A lo largo del día, éstos
realizan el proceso normal de ventas y recogida de pedidos (2). Posteriormente, cada uno
de los sistemas Overhand envía los datos del día a la Central (3), la cual los procesa y
consolida (4). |
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En el paso (1), los datos que la central exporta a los
sistemas Overhand (2), son los siguientes:
- Artículos.
- Incorporación de Cargas (Movimientos de Intercambio de almacén).
- Existencias (Stock del almacén).
- Ofertas (Ofertas de artículos, si éstas existen).
- Clientes.
- Pendientes de Cobro (Documentos a cobrar).
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En el paso (3), los datos que cada uno de los
sistemas Overhand exporta hacia la Central (4), son los siguientes:
- Clientes.
- Albaranes.
- Facturas.
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Un
ejemplo práctico |
En este apartado vamos a crear una empresa ficticia,
"Enfideco S.A." dedicada a la distribución de alimentación, que nos servirá
para mostrar las capacidades de este módulo. |
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La topología de la empresa es la siguiente: |
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Existe una central de compras y almacén general ubicado en Madrid, que
dispone de una red de 10 ordenadores en la cual hay instalado un OfiPro 2000 para 10
usuarios. Esta central se encarga de la mayor parte de las tareas administrativas,
política de precios, acuerdos con proveedores y gerencia. Aparte, de forma ocasional
realiza ventas al por mayor a tiendas de electromesticos de la zona. |
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Se dispone de 10 furgonetas que se encargan de la distribución de
pedidos. |
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Existe un comercial que se encarga de realizar nuevos contactos y dar de
alta nuevos clientes. |
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Debido a la gran movilidad de sus repartidores y del
comercial los problemas con los que se encuentra "Enfideco S.A." son los
siguientes: |
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Los nuevos clientes son dados de alta a cubriendo un formulario y
posteriormente dados de alta en GesPro en las oficinas centrales. |
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Los albaranes y facturas que hacían los repartidores se escribían en
papel y posteriormente, éstos se daban de alta en las oficinas centrales. |
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Tanto el comercial como los repartidores carecían de información
actualizada de sus clientes por lo que debían ponerse en contacto con las oficinas
centrales por teléfono para acceder a esa información. |
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Los artículos almacenados en las furgonetas se imprimían en papel y
toda su gestión tenía que hacerse de forma manual. |
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Se decide instalar el módulo de enlace, planificándose su
funcionamiento de la siguiente forma: |
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Las facturas hechas en GesPro se harán en la serie A y se va a utilizar
el almacén general, código AL_G como almacén. |
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Se da de alta el Overhand del comercial como código 1 y se le asigna el
agente CO_1, el almacén AL_C y la serie B. |
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Se dan de alta los Overhand de las 10 furgonetas con los códigos 2 a 11,
se les asignan los agentes RE01 a RE10, los almacenes FU01 a FU10 y las series C a L. |
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Se configura el Overhand 1 para que reciba toda la información
disponible de GesPro. |
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Se configuran los Overhand de las furgonetas para que cada una reciba
sólo el rango de clientes con los que trabaja cada una, especificando la condición de
filtro de clientes en el asistente y se les desactiva la exportación de "Pendientes
de Cobro" ya que, en nuestro ejemplo, las furgonetas no realizan la gestión de
Cobros. |
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Ventajas |
Tras poner en marcha el enlace la empresa obtiene los
siguientes beneficios: |
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El comercial dispone de información actualizada de los clientes que
visita así como un estado de sus pagos. |
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Los nuevos clientes o las modificaciones de datos de los antiguos se
hacen automáticamente. |
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Las furgonetas disponen de información actualizada de sus clientes. |
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Las furgonetas disponen en todo momento de un estado actualizado de su
stock y controlan de forma electrónica lo que deben repartir. |
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