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Módulo de Enlace entre Central y Delegaciones |
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Qué
empresas necesitan el Módulo de Enlace |
El "Módulo de enlace entre Central y Delegaciones"
es la respuesta de Softnix Informática a las necesidades de comunicar distintos centros
de trabajo que no se encuentran conectados físicamente (telefónica, RDSI, frame relay,
etc...) en una misma red de ordenadores. Por tanto, sólo será aplicable a aquellas
empresas que realicen sus procesos de negocio en más de una localización geográfica y
que, además, no deseen asumir los costes de una conexión permanente de sus sistemas
informáticos. |
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Flujo de
la información |
La información que se intercambia entre la Central y las
Delegaciones es bidireccional, es decir, las Delegaciones envian información a la
Central, ésta la procesa y a continuación la remite de vuelta al origen, lográndose
además un intercambio limitado de información entre las Delegaciones. |
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Inicialmente, las
delegaciones envian a la central sus datos (1), la central los recoje, procesa y consolida
(2). Posteriormente, envia a cada una de las delegaciones datos específicos para cada una
de ellas (3) para que estas los importen (4). |
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En el paso (1), los datos que se remiten a la central, y que
son recogidos por esta en el paso (2), son los siguientes:
- Albaranes de compra.
- Pedidos de cliente.
- Albaranes de venta.
- Facturas de venta.
- Tickets de caja.
- Clientes.
- Movimientos de regularización.
- Movimientos de intercambio entre almacenes.
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En el paso (3), los datos que se remiten a las
delegaciones, y que son recogidos por estas en el paso (4), son los siguientes:
- Artículos y precios.
- Proveedores.
- Movimientos de intercambio entre almacenes.
- Stocks de la central y del resto de las delegaciones.
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La información que se podrá disponer, aparte de la propia,
será la siguiente: |
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En la central
- Clientes de las delegaciones.
- Albaranes de compra de las delegaciones.
- Pedidos firmes y/o no firmes de clientes de las delegaciones.
- Albaranes de venta de las delegaciones.
- Facturas de venta de las delegaciones.
- Tickets de caja de las delegaciones.
- Stocks de las delegaciones.
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En la delegación
- Artículos y Pvps de la central.
- Stocks de la central y de otras delegaciones (si existen).
- Proveedores de la central.
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Un
ejemplo práctico |
En este apartado vamos a crear una empresa ficticia,
"Enfideco S.A." dedicada a la venta de electrodomésticos al por menor, que nos
servirá para mostrar las capacidades de este módulo. |
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La topología de la empresa es la siguiente: |
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Existe una central de compras y almacén general ubicado en Madrid, que
dispone de una red de 10 ordenadores en la cual hay instalado un OfiPro 2000 para 10
usuarios. Esta central se encarga de la mayor parte de las tareas administrativas,
política de precios, acuerdos con proveedores y gerencia. Aparte, de forma ocasional
realiza ventas al por mayor a tiendas de electromesticos de la zona. |
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Existe una tienda ubicada tambien en Madrid, que dispone de una red de 5
ordenadores, en la cual hay instalado un OfiPro 2000 para 5 usuarios, 1 de ellos se usa
para tareas administrativas y 4 funcionan como TPV. Esta tienda se dedica a la venta al
por menor facturando o emitiendo tickets de caja. Debido a la proximidad del almacén
general, no compra nunca directamente a proveedores. |
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Existe una segunda tienda ubicada en Santiago de Compostela, que dispone
de un único ordenador con un OfiPro 2000 para un usuario. Esta tienda se dedica a la
venta al por menor facturando o emitiendo tickets de caja. Ocasionalmente, y por
proximidad con algunos de los proveedores, realiza encargos y recibe la mercancía
directamente sin que esta pase por la central. |
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Debido a que los ordenadores de la Central y de los Asociados
no están conectados entre sí, por el considerable coste telefónico que supondría, el
grupo de compras se encuentra con los siguientes problemas : |
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Cada vez que la Central da de alta un nuevo artículo, es necesario que
todos los asociados hagan lo propio manualmente. |
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Cada vez que se modifican los precios de venta, es necesario emitir un
listado de los nuevos precios y enviarlo a los asociados para que éstos los modifiquen
manualmente. |
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En todos los casos, el horario de atención al público es de
10 de la mañana a 10 de la noche. |
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Debido a que las tres instalaciones de OfiPro se encuentran
aisladas los problemas con los que se encuentra "Enfideco S.A." son los
siguientes:
- Cada vez que se dá de alta un artículo es necesario darlo de alta en las tiendas
manualmente
- Cada vez que se modifican los precios de venta, es necesario emitir un listado de los
nuevos precios y enviarlo a las tiendas para que estas los modifiquen.
- Cada vez que se dá de alta un nuevo proveedor, es necesario que las tiendas lo den de
alta manualmente.
- Si no se dispone de stock de un artículo localmente, es necesario llamar a la central
y/o a las tiendas para averiguar si estan tienen stock.
- Los nuevos clientes de las tiendas, es necesario darlos de alta de nuevo en la central.
- Cuando la tienda de Santiago recibe material de uno de los proveedores, debe enviar por
fax a la central una copia del albarán de entrega y esta teclearlo de nuevo antes de
poder gestionarlo.
- Para hacer un intercambio de artículos entre la central y las tiendas o entre las
tiendas, es necesario crear un albarán de salida. A la recepción había que teclear un
albarán de entrada.
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Se decide instalar el módulo de enlace, planificándose su
funcionamiento de la siguiente forma: |
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Como Central se asigna la central de compras y almacén general. |
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La tienda de Madrid queda como Delegación B. |
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La tienda de Santiago queda como Delegación C. |
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Se asignan las siguientes series de facturación:
- A - Asignada a la Central.
- B - Asignada a la Delegación B.
- C - Asignada a la Delegación C.
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Se crean los siguientes almacenes:
- ALMA - Almacén general que refleja el stock de la Central.
- ALMB - Almacén de la Delegación B, la tienda de Madrid.
- ALMC - Almacén de la Delegación C, la tienda de Santiago.
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Se obtienen tres direcciones de correo electrónico: central@enfideco.es,
madrid@enfideco.es y santiago@enfideco.es para la central de Madrid, la tienda de Madrid y
la tienda de Santiago respectivamente. |
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Se acuerda que tanto la tienda de Madrid como la de Santiago envien todos
los dias, tras finalizar el horario de atención al público, por correo electrónico a la
dirección central@enfideco.es sus respectivos enlaces para que estos sean recogidos por
la central. |
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De la misma forma, se acuerda que las tiendas, antes de abrir al público
por la mañana, recojan el enlace que les remitió la noche anterior la central a sus
respectivas direcciones de correo electrónico. |
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Ventajas |
Tras poner en marcha el enlace la empresa obtiene los
siguientes beneficios: |
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Cada 15 dias, la central modifica los precios de todos sus artículos y
da de alta los nuevos productos que va a comercializar y los remite a las tiendas por
medio del enlace. Estas, tras realizar la importación, ven modificada automáticamente
esa información. |
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Cada vez que se dan de alta nuevos proveedores o se modifica la ficha de
alguno de ellos, se envia esa información a las tiendas. Estas, tras importar el enlace,
ven modificada automáticamente esa información. |
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En el caso de no disponer de stock de un artículo, se puede consultar el
stock que existía el día anterior en los otros almacenes y, si hay stock suficiente,
confirmar la disponibilidad sin necesidad de realizar una llamada telefónica. |
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Los nuevos clientes, o la modificación de los clientes de las tiendas,
se ven reflejados en la central tan pronto como esta importa el último enlace. |
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La tienda de Santiago recibe albaranes de los proveedores y los dá de
alta. Al realizar el enlace estos son enviados a la central electrónicamente. No es
necesario teclear de nuevo el albarán para poder gestionar su tesorería. |
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Los movimientos de intercambio se hacen directamente desde la aplicación
sin necesidad de documentos adicionales. |
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Más información |
Consulte documentación técnica adicional, en Internet
(www.softnix.es), en el boletín
"Enlace entre Central y Delegaciones" |
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