Gemeenschappelijke archieven instellen Enterprise versie

Dit is enkel van toepassing voor de Enterprise versie.

Onderstaande gaat enkel over de DocToKeep client. Voor de installatie en registratie van de server, alsook voor het aanmaken van de gemeenschappelijke archieven op de server, is er een afzonderlijk document.

 

  1. Instellingen openen

Om in te stellen welke archieven u wil gebruiken in DocToKeep start u eerst DocToKeep op (Zie DocToKeep opstarten).

Vervolgens kan u naar Instellingen gaan via het popupmenu verscholen onder een rechtermuisklik op het taakbalk-pictogram van DocToKeep. Kies daar voor "Instellingen" en nogmaals "Instellingen"

U kunt ook naar "Instellingen" gaan via de knop "Instellingen" op het welkomsscherm

U kunt ook naar "Instellingen" gaan via het menu-item "Extra" in het DocToKeep Toevoegen scherm of het DocToKeep Zoeken scherm.

U krijgt nu volgende scherm:

Dit scherm is voor het instellen van de Persoonlijke archieven. Zie hiervoor Persoonlijke archieven instellen.

Klik op de tab "Gemeenschappelijke archieven". U krijgt nu hetvolgende:

 

  1. Gemeenschappelijke archieven toevoegen

Indien u niet weet waar de gemeenschappelijke archieven zich bevinden op het netwerk, raadpleeg dan uw systeem administrator.

We spreken van "een archief toevoegen" als we DocToKeep willen configureren om een reeds bestaand archief te gebruiken.
We spreken van "een archief aanmaken" als we een nieuw archief willen creëren, en dit (eventueel) dan willen gebruiken in DocToKeep.

U kunt geen nieuwe gemeenschappelijke archieven aanmaken. Dit kan enkel van op de DocToKeep server toepassing. Raadpleeg hiervoor uw systeem administrator. Er is een afzondelijk help-document voor de DocToKeep server.

Type het volledige pad in of gebruik het browse-knopje om te bladeren naar het gewenste archief.

Na het browsen zal het pad en de naam van het archief verschijnen.

Om uw keuze te bevestigen moet u op "Toevoegen" drukken.

Het archief zal nu in de lijst verschijnen, waar u ook meteen zal zien welke rechten u heeft in dat archief:

 

  1. Gemeenschappelijke archieven verwijderen

Om een archief te verwijderen klikt u in bovenstaand scherm op de naam van het archief, en drukt u vervolgens op 'Verwijderen'

Door het archief te verwijderen uit uw lijst wordt het archief niet gewist van de server. U kunt het later opnieuw toevoegen indien dat gewenst is. Om het archief effectief volledig te wissen zodat alle inhoud verloren is: raadpleeg hiervoor uw systeem beheerder.