Créer des catégories dans les archives

On peut créer des catégories dans les archives, dans le but de cataloguer les informations et documents.

Lorsqu’on ajoute un document, vous pouvez définir sous quelles catégories ce document doit être archivé. Ceci peuvent être plusieurs catégories, le document ne sera toutefois archivé qu’une seule fois, mais DocToKeep sait à quelles catégories, il appartient.

En recherchant dans DocToKeep, vous retrouverez plus vite en indiquant à quelle catégorie il appartient. Vous pouvez également à partir d’une recherche de document, modifier les catégories qui lui sont attribuées.

Les opérations ci-dessous ne peuvent se faire que à partir de 'ajouter des documents ' , écran que vous obtenez si vous ajoutez par ex. des documents avec annotations.

Vous ne pourrez pas créer, modifier ajouter et définir des catégories lorsque vous voyez l’écran de recherche DocTokeep. Ceci, parce que ce sont des opérations que vous désirez faire quand vous ajoutez des documents, et non quand vous les recherchez.

 

Quand vous voyez l’écran « Ajouter des documents dans DocToKeep » , vous voyez en bas à droite un aperçu des archives et des catégories.

Là vous pouvez effectuer les modifications suivantes :

 

En cliquant (bouton droit) sur une archive ou une catégorie vous pouvez ajouter une sous-catégorie en dessous de cette archive ou de cette catégorie:

 

De la même façon vous pouvez modifier le nom de la catégorie indiquée, cliquez (bouton droit) "modifier catégorie".

Vous pouvez modifier aussi bien le nom de l'archive que le nom d'une catégorie.

 

De la même façon vous pouvez enlever une catégorie. Il n'est pas possible d’enlever une archive de cette façon.

En enlevant une catégorie, vous n'avez pas effacé les documents. Vous vous apercevrez que les documents sont toujours présents dans l'archive. Une catégorie est uniquement une sorte de caractéristique, une sorte de note (label) attaché au document. Effacer la catégorie efface donc les caractéristiques, mais pas le document lui-même.

 

Lorsque vous ajoutez des documents « avec annotations » vous pouvez indiquer avec quelles catégories vous archivez ce document.

Vous pouvez aussi définir une certaine sélection de catégories comme standard (Valeur par défaut). Ceci peut être utile à plusieurs points:

- Si vous archivez souvent des documents avec les même catégories, et vous définissez ceux-ci comme standard, alors votre sélection se trouvera déjà indiquée au moment où l'écran Ajouter des documents s’ouvrira.

- Si vous ajoutez les documents « sans annotations » cette même sélection standard sera utilisée.

Comment le faire ?

Cochez les archives/catégories que vous désirez définir en standard. Ex. :

Avec l'exemple évoqué ci-dessus, j'indique que les documents sont placés en standard dans "Archive1", avec la catégorie "Word".

Appuyez sur le bouton 'Gardez ces catégories en standard » pour confirmer cette sélection par défaut.:  

Vous pouvez définir plusieurs catégories. Si vous avez sélectionné plusieurs archives, le document  sera stocké dans chacune des archives choisies. Ceci peut être intéressant pour des ordinateurs portables, où vous voulez conserver le document d'une part sur le serveur, pour que tout le monde puisse l’utiliser, et d'autre part aussi, pour que vous puissiez le consulter aussi sur votre portable qui n'est pas toujours relié  au réseau. Attention : dans ce dernier cas, quand vous recherchez le document vous le trouverez deux fois.