STFax 4 wurde mit der Absicht geschrieben, ein zentrales Kommunikationswerkzeug für kleinere Unternehmen und den privaten Bereich zu schaffen. Es bietet fortgeschrittene Funktionen bei einfacher Bedienung und unterstützt verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten wie Fax, Sprache, Daten und später auch email und GSM/SMS.
STFax 4 ist sehr flexibel, es paßt sich den Bedürfnissen eines privaten Benutzers nach einem einfachen Anrufbeantworter/Fax- System genauso an, wie denen einer Firma, die eine automatische Fax-und Sprachnachrichten- Verteilung in einem kleinen Netzwerk von mehreren Computern benötigt.
Für den Geschäftsreisenden bietet es erweiterte Flexibilität; auf seinem Notebook installiert, in Verbindung mit UAE, kann er sein GSM-Telefon dazu nutzen, Faxe zu senden oder zu empfangen, SMS-Nachrichten zu empfangen/senden/beantworten, emails zu senden/empfangen oder sogar per Fernzugriff mit dem in seinem Büro installierten STFax zu arbeiten.
Für den interessierten STFax-Benutzer gibt es jetzt eine 'History-Liste', in der neue/erweiterte Funktionen seit der letzten Version von STFax aufgelistet sind. Sie können sich hier die Liste ansehen.
STFax ist ein Mehrzweck-Sprach/Fax/Daten-Kommunikationspaket. Es ersetzt die verschiedenen speziellen Einrichtungen, wie Telefon, Anrufbeantworter, Fax, Mailbox und Kommunikationsserver.
Automatische Anruferkennung. STFax unterscheidet zwischen eingehenden Anrufen, Fax und Daten. Jeder Server kann vom Typ 'Sprache, Fax, Daten', 'Nur Fax', 'Nur Sprache', 'Nur Daten' und so weiter sein. Wenn der Server auf 'Sprache und Fax' eingestellt ist, wird STFax zuerst im Sprachmodus den Anruf entgegennehmen und in den Faxmodus schalten, wenn der eingegangene Anruf ein Fax ist.
Fernzugriff. STFax erlaubt vollständigen Fernzugriff durch einen beliebigen Nutzer mit Zugangserlaubnis. Rufen Sie STFax auf einem Server an, der ein 'Fernzugriff'-Kommando in einem Skript beinhaltet, geben Sie Ihre Zugangs-ID ein, gefolgt vom Passwort und wählen Sie eine aus drei Optionen:
Standard-Benutzeroberfläche. STFax wurde entworfen, um den Ansprüchen sowohl des Heimbereichs als auch denen kleiner Unternehmen zu genügen. Die Benutzeroberfläche, basierend auf einem bewährten, getesteten Design, wurde erstellt, um leistungsstark und benutzerfreundlich zu sein. Sie erfordert keine langen Einarbeitungszeiten.
Unterstützt unbegrenzte Konten/Mailboxen. Jeder Benutzer kann sein eigenes Konto besitzen, passwortgeschützt und mit einer Anzahl verschiedener Optionen: automatische Weiterleitung, automatisches Drucken, Mitteilungen über den Eingang neuer Nachrichten und mehr.
Anderes Klingeln (modemabhängig). Anderes Klingeln 'unterteilt' eine Telefonleitung in mehrere Rufnummern. Eine Leitung kann bis zu vier verschiedene Rufummern haben. Jede dieser Rufnummern gibt ein anderes Klingelzeichen - STFax kann die angerufene Nummer nach dem jeweiligen Klingelzeichen unterscheiden.
Beispiel: Ein kleines Unternehmen kann eine Telefonleitung in zwei Rufnummern unterteilen, die zwei verschiedenen Aufgaben erfüllen können. Einige Beispiele dafür sind:
STFax könnte zu den Geschäftszeiten dazu genutzt werden, zwischen diesen beiden Arten von Anrufen zu unterscheiden. STFax dient dann der privaten Rufnummer als Anrufbeantworter ('Wir sind zur Zeit leider nicht zu Hause. Hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Piepton'). Zusätzlich ermöglicht STFax es dem Anrufer, auch die geschäftliche Rufnummer uneingeschränkt zu nutzen.
Außerhalb der Geschäftszeiten träfe das Gegenteil zu. STFax könnte dann eine Mitteilung abspielen, in der die Öffnungszeiten genannt werden, würde aber Anrufe für die Privatnummer ignorieren. Stattdessen könnte STFax es (beliebig oft) klingeln lassen, um es dem Benutzer zu erlauben, private Gespräche manuell entgegenzunehmen.
Der Vorteil dieses Systems ist, daß die Rufnummer für einen anderen Anrufer trotzdem wählbar ist, wenn der Benutzer einen Anruf beantwortet (z.B. Support). Das ist ideal für kleine Unternehmen, die oft nur einen Mitarbeiter haben (Berater o.Ä.)
Wenn der Benutzer z.B. auf Kundenbesuch ist, kann er STFax als Anrufbeantworter für den Support hinterlassen, während Anrufe für den Verkauf auf sein Mobiltelefon weitergeleitet werden.
Wenn der Benutzer sein Büro verläßt, kann er normale Anrufe auf sein Mobiltelefon umleiten, während STFax Anrufe für die Faxnummer weiterhin automatisch beantwortet.
Es gibt weitere interessante Anwendungen für 'anderes Klingeln'. Diese Funktion ist ideal für kleine Unternehmen, die nur eine begrenzte Anzahl von Telefonleitungen installieren können (z.B. können häufig nur zwei Telefonleitungen in einem Haus installiert werden).
STFax unterstützt die 'Call Sign'-Funktion im Netz der British Telecom ('anderes Klingeln', aber nur mit zwei verschiedenen Klingelsignalen).
Anruf-Protokoll. In der Anruf-Protokolldatei werden Nummer, Datum und Zeit jedes eingehenden Anrufs erfaßt. Gegebenenfalls erfaßte Anrufer-Kennungen erlauben Ihnen gezielten Rückruf oder die Speicherung der Nummer im Telefonbuch oder in der 'Anruf-Überwachung'. So können Sie schnell und einfach neue Kontakte hinzufügen.
Über 60 fertige, professionell aufgezeichnete Ansagen. STFax wird mit über sechzig professionell aufgezeichneten Begrüßungs- und Systemmitteilungen (Englisch) geliefert. Diese können vom Benutzer überspielt oder erweitert werden. Die benutzereigene Begrüßungsmitteilung kann natürlich ebenfalls auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Unterstützung des 'unabhängigen Modus'. STFax unterstützt die Funktionen von Modems, die unabhängig vom Computer Faxe und Anrufe entgegennehmen und speichern können. Dazu gehören z.B. das PACE 'Solo', 3-Com Message Plus (und Pro) und Kortex Adaptix Modems.
Der 'unabhängige Modus' erlaubt es, das Modem als Anrufbeantworter und Faxgerät zu benutzen, ohne den PC ständig laufen lassen zu müssen. Das Modem antwortet auf einen Anruf mit einer Begrüßung und der Anrufer kann eine Nachricht hinterlassen, ganz wie bei einem normalen Anrufbeantworter. Sollte es sich bei dem Anruf um ein Fax handeln, schaltet das Modem in den Faxmodus und nimmt das Fax entgegen. Die Sprach- und Faxnachrichten werden im Modem gespeichert und beim nächsten Start von STFax automatisch abgespielt, bzw. in den Rechner geladen. Sie können die Nachrichten dann nach Wunsch abspielen/betrachten/drucken/ löschen.
STFax unterstützt die erweiterten Funktionen im 'unabhängigen Modus' des PACE 'Solo' Modems. Zum Beispiel die Fernabfrage der eingegangenen Nachrichten oder die 'Follow Me'-Funktion, die das Modem veranlaßt, Sie auf einer frei wählbaren Telefonnummer anzurufen und neue Nachrichten abzuspielen.
Auto-Warnung. Automatische Warnung des Benutzers bei eingehenden Anrufen. Verschiedene Techniken können angewendet werden:
Anruf-Überwachung. Wo das Modem die 'Caller Identification' (Caller ID oder CID) unterstützt, wie sie z.B. in Groß-Britannien verfügbar ist, wird diese ID im Server-Fenster angezeigt. Ist die Nummer im Telefonbuch verzeichnet, werden der Name und ggf. Notizen dazu angezeigt. Where a modem supports UK Caller Identification (Caller ID or CID), this information will be shown within the server window. If the number is listed within the phonebook, the name of the caller and any stored notes about the caller, will also be displayed.
STFax unterstützt 'Caller Display' (UK Caller ID) der British Telecom.
Fax versenden aus einer beliebigen Anwendung. Wählen Sie einfach den 'STFax' Druckertreiber aus der Liste der verfügbaren Druckertreiber. STFax fängt den Druckauftrag der Anwendung ab und ermöglicht es, das Dokument als Fax zu senden, nach Zeitplan zu senden oder zu speichern. Sie können auch Text- oder Grafikdateien als zusätzliche Seiten an das Faxdokument anfügen
Fax senden mit jedem Class 1,2 oder v2.0 Modem, selbst über Ihr Mobiltelefon (mit zusätzlichen Treibern).
Scannen und Faxen mit ScanQuix. Scannen Sie eine oder mehrere Seiten und verschicken Sie sie direkt aus STFax als Faxnachricht.
Faxdokumente sofort senden, nach Zeitplan senden oder speichern. Erstellen Sie Ihre Faxdokumente und senden Sie sie sofort, speichern Sie die Dokumente für spätere Bearbeitung oder lassen Sie sie nach Zeitplan versenden.
Faxdokumente an mehrere Empfänger verteilen. Senden Sie ein Fax an mehrere Empfänger, sofort oder nach Zeitplan.
Hinzufügen einer Startseite. Fügt Ihrem Fax eine Startseite im Format A5 hinzu. Faxdokumente für mehrere Empfänger erhalten zusätzliche Informationen aus dem Telefonbuch, sofern verfügbar. Die Startseite kann zum Beispiel den Namen, die Firma und Telefon- und Faxnummer des Empfängers enthalten, die für jeden Empfänger einzeln eingetragen werden, der im Telefonbuch ausgewählt wird. Dadurch erhält bei einem verteilten Fax jeder Empfänger eine individuelle Startseite, unabhängig von der Anzahl der Empfänger.
Erweitertes Fax-On-Demand-System. Anrufer können ein oder mehrere Faxdokumente anfordern, direkt vom angerufenen Server oder auf Wunsch zu einem anderen Faxgerät unter einer wählbaren Nummer.
Automatisches Drucken. STFax druckt auf Wunsch alle eingehenden Faxdokumente für ein bestimmtes Konto automatisch aus. Für jedes Konto kann jeder verfügbare Drucker benutzt werden. Zum Beispiel könnte ein Faxdokument, das auf dem Konto 'Mark' eingeht, über ein Netzwerk auf einem Drucker in Reichweite von Mark ausgegeben werden.
Automatische Weiterleitung von Faxdokumenten. STFax kann ebenso alle eingehenden Faxdokumente für ein bestimmtes Konto automatisch weiterleiten. Wenn zum Beispiel Mark gerade nicht im Büro ist, könnte er sich alle eingehenden Faxdokumente zu einer von ihm bestimmten Rufnummer weiterleiten lassen.
Automatische Antwort. Eine Option zum automatischen Antworten auf alle eingehenden Faxdokumente oder bestimmte Faxnachrichten/Anrufer. Wenn zum Beispiel eine Faxnachricht von 'John Smith' hinterlassen wurde, und ein Faxfilter wurde auf seine Anruferkennung eingestellt, könnte eine Nachricht versandt werden wie: 'Hallo, John, ich bin zur Zeit für zwei Wochen unterwegs. Dein Fax wurde an Paul weitergeleitet, der in spätestens zwei Tagen darauf antworten sollte. Ich rufe Dich an, sobald ich wieder da bin. Grüße, Chris.'
Automatische Antworten können für jede Faxnachricht versandt werden, wenn eine Anruferkennung mit übermittelt wurde (Faxnummer der Gegenstelle/Caller ID). Zum Beispiel eine Antwort wie: 'Das Büro ist für einige Tage geschlossen, wir sind so bald wie möglich wieder für Sie da. In dringenden Fällen können Sie Sue über Handy unter folgender Nummer erreichen: 07879 1234567'
Erweiterter Fax-Anzeiger. Skalieren von Faxseiten, rotieren, invertieren, ins Clipboard kopieren und speichern und vieles mehr.
Verwaltung von Faxdokumenten über Fernzugriff. Jeder Benutzer kann STFax anrufen, Kennung und Passwort eingeben, das eigene Konto auf neue Faxnachrichten prüfen und eine Nummer eingeben, zu der die Dokumente weitergeleitet werden sollen.
Erweiterte Filterfunktion. Filtert eingehende Faxnachrichten nach Fernzugriffskennung, oder Anruferkennung. STFax kann verschiedene Aktionen auf empfangene und gefilterte Faxnachrichten ausführen.
Der Faxfilter unterstützt mehr als eine Filterregel. Der Benutzer kann ein Fax weiterleiten und gleichzeitig das selbe Fax in ein bestimmtes Konto verschieben lassen.
Der Faxfilter ist besonders nützlich bei der Bearbeitung wichtiger Faxdokumente. Wenn z.B. ein Benutzer auf ein Faxdokument von 'Chris Wiles' wartet und gerade nicht im Büro ist, kann er einen Faxfilter definieren, der die Nummer der Gegenstelle (Telefonbuch) auswertet. Ein Fax von dieser Gegenstelle (und zwar NUR von dieser) würde dann zu einem bestimmten externen Faxgerät weitergeleitet.
Benutzen Sie Ihr Modem als Freisprechtelefon. STFax kann den eingebauten Lautsprecher und das eingebaute Mikrofon eines Modems benutzen, um dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, auch ohne Telefon mit einem Anrufer zu sprechen.
Erweiterte Sprach-Skripte. Der Benutzer kann Sprachskripte in einer baumartigen Struktur definieren, die es einem Anrufer erlauben, verschiedene Optionen zu wählen (mit Hilfe der Telefontasten). Abhängig davon, welche Option der Anrufer gewählt hat, können weitere Optionen angeboten werden.
STFax bietet dazu eine Anzahl von Kommandos:
Zu jedem Hauptmeü kann es eine Anzahl Untermenüs geben. STFax 'lauscht' immer auf die '*'-Taste, mit der ein Anrufer zur vorherigen Skript-Zweig zurückkehren kann. Wenn der Anrufer in den 'Choose box'-Zweig eingetreten ist und sich dann entscheidet, doch lieber einen Operator zu kontaktieren, kann er die '*'-Taste drücken, um zum Hauptmenü zurückzukehren.
Automatisches wählen aus dem Telefonbuch. Wählt die Nummer eines ausgewählten Kontakts.
Neue Nachrichten abspielen. Spielt neue Nachrichten ab, entweder über den Modemlautsprecher, den Telefonhörer oder über Audio (Soundkarte).
Anrufüberwachung. STFax benutzt die 'Caller ID', um bei bestimmten Anruferkennungen verschiedene Aktionen auszuführen. Es gibt folgende Kommandos:
Mike fragte seine Freundin, ob sie mit Ihm Essen gehen würde, möchte das aber per Telefon absprechen. Er ruft sie an, sie ist aber nicht zu Hause. Die Schwester informiert Mike, daß seine Freundin ihn zurückrufen wird, wenn sie wieder zu Hause ist.
Dummerweise kommt etwas dazwischen. Mike muß das Haus verlassen und kann nicht auf den Anruf warten. Er nimmt eine persönliche Begrüßungsnachricht auf, die wie folgt lautet: 'Lisa, ich muß etwas erledigen. Können wir uns um 19:30 Uhr bei Giovanni's treffen? Hinterlasse mir eine Nachricht, wenn es Probleme geben sollte. Falls das in Ordnung ist, treffe ich Dich dann im Restaurant.'
Lisa kommt nach Hause und wird von ihrer Schwester informiert. Leider wird sie es bis 19:30 Uhr nicht schaffen, also ruft sie Mike an und hinterläßt eine Nachricht: 'Hi Mike, ich schaffe es bis 19:30 Uhr nicht, aber ich werde vor 20:00 Uhr da sein'.
Offensichtlich ist Mike nicht zu Hause, aber er kann die Nachricht trotzdem hören. Er ruft aus einer Telefonzelle bei sich an, hört die neue Nachricht in seinem Konto per Fernzugriff ab und macht sich auf den Weg ins Restaurant.
In diesem Beispiel ist Lisa die einzige Person, die die persönliche Nachricht hören kann. Ruft jemand anderes vor oder nach Lisa an, bekommt er die Standartnachricht zu hören: 'Leider bin ich zur Zeit nicht zu Hause, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht, ich rufe zurück' oder etwas ähnliches.
Vielleicht kontaktiert ein Anrufer immer nur einen bestimmten Mitarbeiter? Leiten Sie diesen Anrufer schnell und einfach zu diesem Mitarbeiter weiter, wobei der Anrufer jederzeit die Möglichkeit hat, zum Hauptmenü zurückzukehren.
Ein eigenes Skript kann ebenfalls dazu benutzt werden, einen Anrufer an eine externe Nummer weiterzuleiten, oder diesen Service speziellen Kunden anzubieten.
Anrufe mit unterdrückter Rufnummernübermittlung können ebenso auf die 'schwarze Liste' gesetzt werden, oder STFax kann bestimmte Aktionen für solche Anrufe ausführen. Nur wenige Leute rufen Freunde an und unterdrücken die Rufnummernübermittlung, aber viele Telefonwerber lassen die Rufnummernübermittlung unterdrücken, so daß der Angerufene nicht erkennen kann, wer anruft.
Nachdem das externe Kommando (oder die Shell-Befehlszeile) gestartet wurde, arbeitet STFax ganz normal weiter.
Umleitung von Anrufen mit Hilfe des sog. 'Flash-Impulses' (modemabhängig). STFax kann Gespräche über die interne Telefonanlage oder nach außen weitervermitteln. Dies dient verschiedenen Zwecken. Hierzu einige Beispiele:
STFax unterstützt 'Featureline' (Centrex) und ähnliche Telefonanlagen der British Telecom.
Mini-Mailbox. Da STFax zwischen Sprach/Fax/Daten-Anrufen unterscheiden kann, können Sie eingehende Daten-Anrufe einfach und schnell in die Mini-Mailbox umleiten.
Die Mini-Mailbox erlaubt es jedem Anrufer, Dateien zu senden oder auf die verschiedenen Bretter zuzugreifen. Der Anrufer kann sich eine Liste der verfügbaren Dateien ansehen und eine oder mehrere Dateien zum Download auswählen, das Brett wechseln oder einen Benutzer benachrichtigen.
Drei Beispiele für die Verwendung der Mini-Mailbox:
1.45 Zukünftige Funktionen und Verbesserungen
Diese Funktionen befinden sich entweder bereits in der Entwicklung oder gehen demnächst in Entwicklung, um in Version 4.x integriert zu werden. Diese neuen Funktionen werden für registrierte Kunden in Kürze und kostenlos verfügbar sein:
Serienfax-Unterstützung. Die Fähigkeit, intern und vielleicht sogar extern Dokumente zu erzeugen, die unter Verwendung spezieller Datenfelder Informationen aus dem Telefonbuch von STFax beziehen können. Wenn zum Beispiel eine Faxnachricht geschrieben würde wie 'Sehr geehrte(r) [Titel] [Nachname]...' kann STFax die relevanten Informationen aus dem Telefonbuch entnehmen und dort einfügen, wo es gewünscht wird. Daraus würde dann 'Sehr geehrte(r) Herr Schmidt', wenn das Fax zu 'Klaus Schmidt' gesendet wird, der im Telefonbuch verzeichnet ist. Diese Funktion eignet sich hervorragend für Serienbriefe, die als Fax versendet werden sollen. Sie können das Dokument einmal verfassen, unter Verwendung der speziellen STFax-Datenfelder, markieren im Telefonbuch die gewünschten Empfänger und STFax sendet das Dokument zu jedem der Empfänger, wobei es die Informationen aus dem Telefonbuch speziell für diesen Empfänger einträgt. Jeder Empfänger erhält somit ein scheinbar individuelles Fax.
Erweiterte Mini-Mailbox. Bietet die Möglichkeit, von einem entfernten Ort aus Daten von STFax zu beziehen oder zu ändern. Ein Benutzer kann von außerhalb anrufen, ein Terminalprogramm starten, ein Passwort eingeben und hat dann folgende Möglichkeiten:
Vorlagen für die Startseite auswählen. Benutzer können aus einer Auswahl von Startseiten-Vorlagen wählen, wobei eine schnelle Vorschau gezeigt wird.
Erweitterte Weiterleitung. Zukünftige Versionen von STFax erlauben die Weiterleitung von Sprach- und Faxnachrichten durch verschiedene Methoden:
Die automatische Weiterleitung könnte auch Nachrichtenspezifisch arbeiten. Zum Beispiel könnte per 'Caller ID' eine bestimmte Nachricht ausgewählt werden, nach Wunsch des Benutzers, und nur diese zum e-mail-Konto oder lokalen Rechner weitergeleitet werden.
Erweiterte Ein-/Ausgabe-Funktionen. Ein-/Ausgabe-Ereignisse könnten auf die gleiche Art wie normale Sprach-/Faxnachrichten behandelt werden, mit zusätzlichen Möglichkeiten.
Fax per Internet. STFax wird den Versand von Faxnachrichten per Internet unterstützen. Das reduziert die Kosten für Serienfaxe, die weltweit verschickt werden sollen, enorm. Der Nachteil wäre, das nicht jeder Ort auf der Welt auf diesem Weg erreichbar ist.